Kokouksen kulku

Virallisissa kokouksissa asioiden käsittelyjärjestys etenee kokouksen kulun yleiskaavan mukaan. Kokous avataan aina kolmella nuijankopautuksella ja asioiden käsittely päätetään aina yhteen nuijankopautukseen.

1. Kokouksen avaus
• Kokouksen avaa kokouksen koollekutsuja kolmella nuijankopautuksella (XXX)
• Kokouksen avaaja toteaa:
” julistan Metsälän kyläyhdistys r.y:n hallituksen kokouksen avatuksi” tai ” avaan kokouksen ”
• Avaaja toivottaa osallistujat ja mahdolliset kunniavieraat tervetulleiksi sekä käy lyhyesti läpi kokouksessa käsiteltäviä asioita
• Avauspuheenvuoro päätetään nuijan kopautukseen (X)

2. Järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden valinta (ei hallituksen kokouksessa)
Hallituksen kokouksia lukuunottamatta, kokouksissa joudutaan yleensä valitsemaan kaikki kokousvirkailijat. Usein yhdistyksen säännöt määrittelevät, mitä toimihenkilöitä kokouksessa valitaan. Koollekutsuja hoitaa kokouksen puheenjohtajan vaalin. Puheenjohtajaksi tulisi valita yhdistyksen äänivaltainen jäsen.
• Avaaja toteaa: siirrymme esityslistan kohtaan kaksi: kokousvirkailijoiden valinta. Yhdistyksen sääntöjen 10 pykälän mukaan kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi ääntenlaskijaa ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa
• Jos säännöissä ei ole mainittu toimihenkilöistä, tulee ensin päättää, mitä toimihenkilöitä valitaan.
• Avaaja esittelee asian ja tekee oman päätösehdotuksensa asiasta: Ehdotan, että valitsemme….hyväksyttäneen? hyväksytty ( X)
• Tämän jälkeen avaaja suorittaa puheenjohtajan vaalin “pyydän ehdotuksia puheenjohtajaksi”
• Seuraavaksi suoritetaan sihteerin vaali ja tämän jälkeen muiden toimihenkilöiden valinta
Kokouksen toimihenkilöitä valittaessa tulisi ottaa huomioon yhdistyslain (Yhdl 26 §) jääviysmääräys. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että pääsääntöisesti yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa kokousvirkailijana ei voi toimia yhdistyksen hallituksen jäsen.

3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Yhdistyksen säännöt määrittelevät kokouksen koollekutsumistavasta- ja ajasta, kokouskutsun sisällöstä ja osallistujamäärästä. Jos kutsu sisältää säännöissä määritellyt ehdot ja osallistujien määrä on riittävä, voidaan kokous todeta lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Kun kokouksen avaaja on päättänyt toimihenkilöiden valinnan, luovuttaa hän puheenjohtajan nuijan kokouksessa valitulle puheenjohtajalle. Tämä kiittää lyhyesti luottamuksen osoituksesta ja ryhtyy johtamaan kokousta.
• Puheenjohtaja: Siirrymme esityslistan kohtaan kolme: laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
• Tämän jälkeen puheenjohtaja lukee säännöistä kokouksen koollekutsumista määrittävät pykälät
• Sen jälkeen luetaan kokouskutsu
• Jos kutsu sisältää säännöissä määritellyt ehdot, todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi
• Jos säännöissä on erikseen määritelty osallistujien määrä, se todetaan
• Jos osallistujien määrä on riittävä, todetaan kokous päätösvaltaiseksi: ” koska sääntöjen ehdot täyttyvät, totean kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi”(X)

4. Esityslistan hyväksyminen
Jos esityslistaa ei ole lähetetty etukäteen jaetaan se osallistujille ja luetaan ääneen. Kun esityslistan asiajärjestys on hyväksytty työjärjestykseksi, tulee puheenjohtajan pitäytyä siinä tarkasti.
– Puheenjohtaja: Siirrymme esityslistan kohtaan neljä: esityslistan hyväksyminen.
Voidaanko hallituksen esityslista hyväksyä kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttäneen? Hyväksytty.”(X)

5. Edellisen kokouspöytäkirjan tarkistus
– Jos erillisiä pöytäkirjantarkastajia ei ole valittu, tarkistetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja luetaan ääneen. Edellinen pöytäkirja hyväksytään sellaisenaan tai siihen voidaan esittää korjauksia.
– Puheenjohtaja: Siirrymme työjärjestyksen kohtaan….edellisen kokouksen pöytäkirja voitaneen hyväksyä?Hyväksytty ( X)

6. Ilmoitusasiat
Ilmoitusasiat ovat nopeita tiedonantoja kokoukseen osallistujille. Ne koskevat yleensä edellisten kokousten päätösten toimeenpanoja, jäsenistöä tai tulevaa toimintaa. Ilmoitusasioiden yhteydessä todetaan esimerkiksi yhdistyksen uudet jäsenet. Yleensä hallitus jättää ilmoitusasiat kirjallisina sihteerille. Osallistuja puolestaan jättää ilmoitusasian hallitukselle. Jos keskustelua syntyy enemmän, tulee asia siirtää kohtaan muut asiat.
– Puheenjohtaja: Siirrymme työjärjestyksen kohtaan…
– Sihteeri: ” kokoukselle ilmoitetaan seuraavat asiat..”
– Puheenjohtaja: Kiitoksia sihteeri: merkittäneen pöytäkirjaan, että jäseniksi on valittu…Onko muuta ilmoitettavaa? Ellei, keskustelu päättyy ja työjärjestyksen kohta kuusi on loppuunkäsitelty.(X)

7. Päätösasiat
Varsinaiset päätösasiat muodostavat kokouksen tärkeimmän osan. Niiden vuoksi kokous on kutsuttu koolle. Päätösasiat käsitellään aina asiankäsittelykaavaa noudattaen ja ne käydään läpi esityslistan esittämässä järjestyksessä
• puheenjohtaja johtaa keskustelua asiankäsittelykaavan mukaan (kts. asiankäsittelykaava)
• esityslistalla esitetyistä asioista tehdään päätös

8. Muut asiat
Jos yhdistyksen säännöt sallivat, voidaan tässä kohden ottaa esille muita asioita. Nämä ovat yleensä asioita, jotka tulevat esille kokouksen yhteydessä. Keskustelua voidaan esimerkiksi jatkaa ilmoituasioista. Päätöksiä ei ole kuitenkaan syytä tehdä tässä kohdassa vaan asiat tulisi jättää pohdintaan ja evästykseksi esimerkiksi hallitukselle.

9. Kokouksen päättäminen
Kokous voidaan päättää, kun viimeinen päätösasia on tullut käsitellyksi. Puheenjohtaja kiittää osallistujia ja kokousvirkailijoita ja julistaa kokouksen päättyneeksi. Kokous päättyy kahteen nuijan kopautukseen.

Lähteet:
Heiska, K, Kontio, M, Marjapuro M & Valtonen A. 1990. Korkeakouluopiskelijan kokoustaito. Jyväskylän yliopisto. Korkeakoulujen kielikeskus.
Kansanen, A. 2002. Neuvottelu- ja kokoustaito. Juva: WS Bookwell Oy.
Loimu, K. 1998. Järjestö- ja kokoustieto. Jyväskylä: Gummerus kirjapaino Oy.
Jyväskylän yliopiston kielikeskus https://kielikompassi.ulc.jyu.fi/uploads/document_userfiles/kokoustekn/index.htm)

Valmiit diat (pdf):
Asian käsittely, päätöksenteko, äänestyspäätös, vaalitilanne
Kokousmenettelyt sääntömääräisissä kokouksissa