Kokoustekniikka

Kokoustekniikalla tarkoitetaan kokouksissa käytettävien menettelytapojen sekä viestintätaitojen hallintaa. Kokouksessa noudatetaan aina tiettyä kaavaa, joka määräytyy yhdistyksen sääntöjen sekä yhdistyslain perusteella. Mahdollisuus vaikuttaa yhdistyksen toimintaan tapahtuu osallistumalla yhdistyksen kokouksiin sekä niissä tapahtuvaan päätöksentekoon, joten kokoustekniikan osaaminen on tärkeää. Protokollan hallinta ei kuitenkaan riitä, sillä päätöksiä ei saada aikaiseksi ilman vuorovaikutteista viestintää. Päätösten on synnyttävä yhdessä neuvotellen, ja niiden oltava yhteisesti hyväksyttyjä.

Valmiit diat (pdf): Johdanto kokoustekniikkaan

Kokoustaidolla viitataan osallistujan viestintätaitoihin. Kokouksen onnistuminen edellyttääkin taitavan puheenjohtajan lisäksi myös muiden osallistumista ja ennen kaikkea kuuntelemista. Neuvottelu on ryhmän keskinäistä vuorovaikutusta, joka rakentuu sekä kuuntelu- että ilmaisutaidolle. Se miten viestimme toisillemme, on myös asennekysymys. Jotta jokainen tulisi kuulluksi ja asiat etenisivät, on syytä kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

  • Keskustelusta
  • ilmaise asiasi selkeästi ja rehellisen avoimesti
  • kuuntele tarkkaavaisesti
  • saat selville, kuinka hyvin oma viestisi meni perille
  • paneudu keskusteluun silloinkin, kun puhuja on vaiti
  • virity kuulijan aaltopituudelle
  • ole hienotunteinen arkaluontoisissa ja tunnepitoisissa asioissa, mutta ole avoin ja totuudenmukainen
  • ole valmis tarkastelemaan asiaa myös toisen henkilön näkökulmasta
  • Kuuntelutaidosta
  • Älä ota heti kantaa! Malta kuunnella!
  • Etsi ideoista ensin hyvät ja vasta sitten huonot puolet
  • Älä kiinnitä liikaa huomiota väärinkäsityksiin ja väritykseen! Yritä löytää asia “epäasian” alta

Kokousprosessi ja siihen liittyvät menettelytavat:

  • Kokouksen valmistelu
  • Kokouksen kulku
  • Asian käsittelykaava
  • Puhevuorotyypit
  • Äänestäminen
  • Päätöksen moittiminen
  • Kokouksen jälkitoimet
  • Aineistosta löydät myös mallipohjat esityslistan, puheenjohtajan muistion ja pöytäkirjan laadintaan.

Valmiit diat (pdf): Kokousosallistujan huoneentaulu