Kokoustyypit

Yhdistys voi pitää erilaisia kokouksia riippuen siitä, millaisista asioista niissä päätetään ja ketkä niihin osallistuvat.

Kokoustyyppejä ovat:

  1. Sääntömääräiset kokoukset, joita on joko yksi tai kaksi vuodessa (syys- ja kevätkokous). Sääntömääräiset kokoukset käyttävät ylintä valtaa.
  2. Ylimääräiset kokoukset, joilla tarkoitetaan päätösvallaltaan sääntömääräistä kokousta vastaavaa ja joka on kutsuttu koolle tietyn asian päättämiseksi.
  3. Jäsen- tai kuukausikokoukset, joita pidetään tarpeen mukaan. Yhdistyksen toimiala ja toimintatapa vaikuttaa siihen, pidetäänkö jäsenkokouksia vai ei.
  4. Hallituksen kokouksissa käsitellään sääntömääräisten kokousten hallitukselle osoittamia ja valtuuttamia asioita.
  5. Erilaisten toimikuntien ja työryhmien kokoukset.

Menettelytavat vaihtelevat kokoustyypin mukaan. Eroja on koollekutsumistavoissa, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisessa, kokousvirkailijoiden valinnassa sekä pöytäkirjan allekirjoittamistavoissa. Yhdistyksen säännöissä määritellään sääntömääräisten ja hallituksen kokousten laillisuuden ja päätösvaltaisuuden kriteerit sekä sääntömääräisten kokousten koolle kutsuminen.

Valmiit diat (pdf): Kokoustyypit

Sääntömääräisille kokouksille valitaan erikseen puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkistajat ja ääntenlaskijat. Näin voidaan menetellä myös jäsen- ja kuukausikokouksissa. Jäsenkokouksissa puhetta voi johtaa myös hallituksen puheenjohtaja ja sihteerinä toimia hallituksen sihteeri. Näin toimitaan myös hallituksen kokouksissa. Pöytäkirjan allekirjoittavat tavallisimmin puheenjohtaja ja sihteeri. Käytäntönä voi olla myös se, että hallituksen kaikki jäsenet allekirjoittavat hallituksen kokousten pöytäkirjat tai allekirjoitusmenettely voi olla kiertävä, jolloin allekirjoittajina on aina vuorollaan kaksi hallituksen tai muun toimielimen jäsentä.

Valmiit diat (pdf): Kokousmenettelyt sääntömääräisissä kokouksissa

Hallituksen kokous
Puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat yhdessä hallituksen kokouksissa käsiteltävät asiat. Hallitus kutsutaan koolle tarpeen mukaan, kuitenkin niin usein, että yhdistyksen asiat saadaan hoidettua hyvin. Hallituksen kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja hallituksen yhdessä sopimalla tavalla. Jos yhdistyksellä on paljon toimintaa ja päätettäviä asioita, säännöllinen kokousaika on hyvä toimintamalli (esim. hallituksen kokous joka kuukauden ensimmäinen maanantai klo 18).Hallituksen jäsenille toimitetaan kokouksen esityslista hyvissä ajoin ennen kokousta. Siihen voi kirjata myös asioita, jotka edellyttävät pohtimista tai tutustumista etukäteen.  Hyvin laadittu ja ajoissa lähetetty esityslista edistää päätöksentekoa ja kokouksen sujuvuutta.

Hallituksen kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta on yleensä mainittu säännöissä. Tavallisesti paikalle tarvitaan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä yli puolet hallituksen jäsenistä tai varajäsenistä.
Hallituksen kokouksissa voidaan käyttää yleisesti hyväksyttyjä kokousteknisiä menetelmiä. Niiden ohella voidaan käyttää myös muita menetelmiä (toiminnallisuus, erilaisia ideointitekniikat.. lisää vinkkejä kokoustyypeistä ja menetelmistä voit lukea esim. Grape peoplen blogista).

Yhdistyksen vuosikokous määrittelee hallitukselle hoidettavaksi annetut asiat, joita käsitellään hallituksen kokouksissa. Vuosikokouksen hyväksymä toimintasuunnitelma ja talousarvio antavat puitteet hallitustyöskentelylle. On tärkeää pitää huolta siitä, että hallituksen päätöksentekotavat ovat asianmukaisia ja oikeita.

Valmiit diat (pdf): Hallituksen kokous

Sähköinen kokous
Yhdistyksen hallituksen kokous voidaan järjestää myös sähköisesti. Sähköinen kokous toimii parhaiten kokouksissa, joiden esityslistassa on selkeästi kirjattu jokaisesta päätettävästä asiasta päätösesitys tai vaihtoehtoiset päätösesitykset. Sähköinen kokous ei ole paras vaihtoehto silloin, kun kokouksen käsittelemissä asioissa on paljon keskustelua synnyttäviä tai edellyttäviä asioita. Sähköisesti järjestetyllä kokouksella on joitakin omia käytäntöjä, joihin on hyvä tutustua etukäteen.

Valmiit diat (pdf): Sähköinen kokous