Puheenjohtaja – yhdistystoiminnan moniottelija

Puheenjohtajalla voidaan tarkoittaa joko toimikaudeksi valittua luottamushenkilöä (hallituksen tai johtokunnan puheenjohtaja) tai tiettyä kokousta varten valittua toimijaa (esim. sääntömääräisissä kokouksissa, joissa puheenjohtajan tulisi olla hallituksen ulkopuolinen henkilö kokouksessa käsiteltävien asioiden luonteen vuoksi). Jälkimmäisessä tapauksessa kokouksen avaa koollekutsuja, joka johtaa puhetta siihen asti, kunnes kokoukselle valitaan puheenjohtaja (ks. tarkemmin tästä linkistä).

 

Hallituksen tai johtokunnan puheenjohtaja vetää hallituksen virallista työskentelyä. Tähän tehtäväkenttään kuuluvat
•    hallituksen kokousten koolle kutsuminen
•    esityslistojen valmistelu
•    puheen johtaminen hallituksen kokouksissa (vuosikokouksiin valitaan erillinen pj)
•    päätösten toimeenpanon valvominen
•    pöytäkirjan pidosta ja allekirjoittamisesta huolehtiminen
•    virallisten asiakirjojen allekirjoittaminen

Käytännössä puheenjohtajan tehtävä on paljon laajempi yhdistyksen koosta ja toimintamuodoista riippuen. Puheenjohtaja on kehittäjä, kannustaja, innostaja, edustaja, yhdistyksen eri toimijoiden tuki ja turva sekä usein myös esimies, mikäli yhdistyksessä on palkattua työväkeä. Yhdistyksen puheenjohtaja on usein myös yhdistyksen keulakuva, jonka tehtäviin kuuluvat edustaminen, verkostoituminen ja yhteistyö erilaisten sidosryhmien kanssa. Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä, huolehtii sen sujuvuudesta ja pitää silmällä yhdistyksen toiminnan kokonaiskuvaa ja kehityssuuntaa talousarvion ja toimintasuunnitelman puitteissa. Hyvä puheenjohtaja – niin kokouksissa kuin muussakin yhdistyksen toiminnassa –  pystyy kuulemaan kaikkia osallistujia ja ajatuksia tasapuolisesti ja tekemään niistä yhteenvedon päätöksentekoa varten. Tarvittaessa puheenjohtaja myös varmistaa, että päätökset tehdään. Tässä tarvitaan kokousteknistä osaamista, mutta ennen kaikkea kykyä edistää ryhmän toimintaa.

Hyvän puheenjohtajan ominaisuuksia

Kaikkea ei tarvitse kuitenkaan tehdä yksin. Hyvä puheenjohtaja osaa hyödyntää hallituksen ja yhdistyksen jäsenten ja mahdollisten vapaaehtoisten osaamista ja jakaa tehtäviä ja vastuita toimijoiden taitojen, ajankäyttömahdollisuuksien ja kiinnostuksen kohteiden mukaisesti. Moni yhdistys on kompastunut siihen, että kaikki langat ovat ainoastaan puheenjohtajan käsissä. Vastuun antaminen motivoi ja sitouttaa toimijoita sekä hallituksessa että jäsentasolla ja rakentaa osaltaan yhteishenkeä, josta huolehtiminen on puheenjohtajan vastuulla, vaikka vaatiikin kaikkien toimijoiden panosta.

Hyvä puheenjohtaja katsoo kokonaisuutta ja suunnittelee yhdistyksen toimintaa. Hän delegoi ahkerasti, mutta pysyy selvillä siitä, mitä yhdistyksessä tapahtuu. Hyvä puheenjohtaja on rationaalinen eli käyttää päätöksenteossa järkeään. Tämä tarkoittaa tavoitteiden asettamista, ohjausta, palautteen antamista ja toiminnan tietoista kehittämistä yhteisen, säännöllisen ja avoimen arvioinnin avulla. Hyvä puheenjohtaja tarvitsee myös monenlaisia sosiaalisia taitoja. Vuorovaikutustaidot, toiminta luottamuksellisesti ja toisaalta toiminnan avoimuus auttavat menestyksekkään yhdistystoiminnan luotsaamisessa.

Puheenjohtajan tehtävä tarjoaakin paljon mahdollisuuksia oppia uutta ja käyttää taitojaan ja osaamistaan monipuolisesti yhdistyksen perustehtävän eteenpäin viemisessä. Hänellä on suuri merkitys yhteenkuuluvuuden ja luottamuksen rakentamisessa, ja hyvin yhteistyössä toimiva yhdistys tai hallitus tukee myös puheenjohtajan työtä. Puheenjohtajan on hyvä tuntea yhdistyksen säännöt ja myös yhdistyslakia, tai ainakin tietää, mistä vastaukset mahdollisiin aiheeseen liittyviin kysymyksiin löytyvät.

Puheenjohtajan rooli kokoustilanteissa

Puheenjohtaja huolehtii siitä, että kokoukset on hyvin valmisteltu. Näin varmistutaan siitä, että kaikilla osallistujilla on tietoa käsiteltäviksi tulevista asioista riittävän ajoissa kokoukseen valmistautumista varten, mikä osaltaan tukee tehokasta ja oikeudenmukaista asioiden hoitamista ja päätöksentekoa. Puheenjohtaja valitsee hallituksen käsiteltäväksi tulevat asiat (sääntömääräisissä kokouksissa on määritelty käsiteltävät asiat erikseen), sopii kokouksen menettelytavoista muiden osallistujien kanssa, valvoo, että niitä noudatetaan ja että kokouksesta pidetään pöytäkirjaa sekä ohjaa kokousta esityslistan ja vakiintuneiden kokouskäytäntöjen mukaisesti. Hän vastaa kokouksen ajankäytöstä, sujuvasta etenemisestä, valvoo kokouksen yleistä järjestystä ja yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen noudattamista, jakaa ja kirjaa puheenvuorot, pyytää puheenvuorojen käyttäjiltä tarvittaessa lisäselvityksiä tai tarkennuksia ja johtaa äänestyksen ja vaalin suorittamista. Puheenjohtaja voi myös rohkaista osallistujia keskusteluun esimerkiksi esittämällä kysymyksiä ja saa myös keskeyttää asiasta lipeävän tai sopimattomuuksiin sortuvan puheenvuoron. Puheenjohtajan on syytä tuntea kyseisen kokouksen luonne (esim. onko kyseessä hallituksen kokous vai sääntömääräinen vuosikokous) ja ne sääntöjen kohdat, jotka määräävät tämän kokouksen työskentelyä.

Puheenjohtajan muodolliset vaatimukset ja vastuu

Yhdistyslain 35 §:ssä mainitaan, että puheenjohtajan kotipaikka tulee olla Suomessa; puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen (alaikäinen tai holhouksen alainen) ja puheenjohtaja ei saa olla konkurssissa. Lisäksi laissa mainitaan, että puheenjohtajalla on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi, ellei oikeutta ole säännöissä rajattu (YhdL§ 36).  Puheenjohtaja allekirjoittaa yhdistysrekisteristeriin tehtävän perusilmoituksen (YhdL§ 48) sekä muutosilmoituksen yhdistysrekisteriviranomaiselle sääntöjen muuttamisesta, hallituksen puheenjohtajan ja nimenkirjoittajien vaihtumisesta (YhdL§ 53) tai purkautumisilmoituksen yhdistyksen purkautumisesta (YhdL§ 55). Yhdistyslaissa on myös puheenjohtajan asemaan liittyvä määräys, jonka mukaan jäsen voi erota yhdistyksestä muun muassa ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen puheenjohtajalle (YhdL§ 13).
Muodollisesti puheenjohtajalla ei ole enempää valtaa kuin muillakaan hallituksen jäsenillä, ja puheenjohtajan vastuu ei poikkea muiden hallituksen jäsenten vastuista: hallitus on velvollinen korvaamaan aiheuttamansa vahingot (siviilioikeudellinen vastuu) ja yhdistyksen on noudatettava lakia (oikeusvastuu).
Lähteet ja lisätietoa:
www.yhdistystoimijat.fi
www.yhteisokeskus.fi
TJS-opintokeskus
Kielikompassi
HYY

Puheenjohtajan muistilista
Yhdistysten hyvä hallintotapa
Yhdistyslaki

Katso videolta puheenjohtajan työskentelyä yhdistyksen vuosikokouksessa.