Vinkkejä verkkokokouksiin ja -koulutuksiin

Yhdistysten kokoustaminen ja koulutukset onnistuvat hyvin myös verkossa. Tarvitaan vain verkkotapaamisiin sopiva ohjelma, toimiva internet-yhteys sekä ripaus rohkeutta! MSL:n koulutustiimi on kerännyt listan helppokäyttöisistä ohjelmista, joita voi käyttää, koulutuksiin, kokouksen pitämiseen ja sähköiseen äänestämiseen. Nappaa tästä vinkit! Aina saa myös olla yhteydessä koulutustiimiimme ja pyytää apua.

Lähikuva tietokoneen näppäimistöstä sekä keltaisen puoliympyrän sisällä Maaseudun Sivistysliiton logo ja teksti Valikoidut vinkit verkkokokoustamiseen! MSL:n koulutuspalvelut - Iloa osaamisesta!

Hallituksen kokous tai muu kokoontuminen on näppärää järjestää etäyhteydellä, jos vain yhdistyksen säännöt sen sallivat. Yhdistysten vuosikokoukset voi nyt pitää etäyhteydellä, vaikka yhdistyksen säännöt sitä eivät mahdollistaisikaan.  

Väliaikainen lakimuutos mahdollistaa yhdistyksen vuosikokoukset myös etänä

Hallituksen esityksen mukaan yhdistysten vuosikokouksia voidaan myöhentää niin, että ne pidetään viimeistään 30.9.2020. Eduskunta hyväksyi lakimuutoksen 24.4. Jos yhdistyksen kokous on jo ehditty siirtää vielä myöhemmäksi, ei kokousta tarvitse aikaistaa. Tilinpäätökset tulee kuitenkin valmistella jo kesäkuun loppuun mennessä, vaikka sen käsittelevä vuosikokous siirtyisikin.  

Lakimuutoksen mukaan yhdistyksen hallitus voi sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu, jos kokous pidetään viimeistään 30.9.2020. 

Vinkkejä sujuvaan verkkotapaamiseen

Ennen kokousta 

  • Kannattaa harjoitella etäkokousohjelman käyttämistä ennen h-hetkeä. Vinkkejä ja ohjeita löytyy paljon esimerkiksi YouTubesta. 
  • Huolehdi että kaikki kokouksen osallistujat saavat ohjelman toimimaan ja osaavat käyttää valitsemaanne ohjelmaa.  
  • Kokouskutsuun kannattaa liittää puhelinnumero, josta saa tarvittaessa tukea kokoukseen liittymisessä. Sopikaa, kuka hallituksesta (joku muu kuin kokouksen vetäjä) auttaa kokouksen osallistujia teknisissä pulmissa.  
  • Tehkää selkeä esityslista ja toimittakaa se kaikille ennen kokousta. Näin kaikkien on helppo seurata kokouksen asiakäsittelyn etenemistä. 

Kokouksen aikana 

  • Kokouksen yhteydessä voit käyttää myös muita sopivia ohjelmia esimerkiksi äänestämisessä.  
  • Osallistua kannattaa irrallisten kuulokkeiden kanssa, niin äänenlaatu on parempi. 
  • Kun et itse ole äänessä, pidä oma mikrofonisi mykistettynä klikkaamalla ruudussa näkyvää mikrofoni-kuvaketta. Mikrofonisi on mykistettynä, kun kuvakkeen päällä näkyy vaakasuuntainen viiva. 
  • Mikäli oma internet-yhteytesi pätkii tai on hidas, voit ottaa oman videokamerasi pois käytöstä klikkaamalla kamera-kuvaketta. 
  • Sopikaa kokouksen alussa, miten jaatte puheenvuorot kokouksen aikana: 
  • Esimerkiksi etäkokousohjelman keskusteluikkunassa voi pyytää puheenvuoroa lyhenteellä PVP tai kirjoittamalla oman nimensä. 
  • Monessa ohjelmassa on käytössä myös viittaustoiminto. 

Esimerkkejä verkkotapaamiseen sopivista ohjelmista

Maksuttomia 

Google Meet (maksimissaan 10 osallistujaa) 

Facebookin Messenger-huoneet

Jitsi  

Microsoft Teams 

Maksullisia 

Microsoft Teams (tulee usein organisaation Office 365 -paketin mukana) 

  • Helppokäyttöinen ja toimii myös selaimella eli kokouksen osallistujan ei tarvitse ladata mitään itselleen 
  • Kokousten maksimiosallistujamäärä 250 henkilöä 
  • käytössä Maaseudun Sivistysliitossa, ohjevideot täällä 

Zoom  

  • Olemassa on myös maksuton versio, mutta maksuttomassa yli kahden hengen kokouksien maksimikesto on 40 minuuttia 
  • Voi jakaa osallistujia pienryhmätyöskentelyyn ns. breakout roomien avulla 
  • Zoomin webinaarilisäosalla soveltuu hyvin myös isompien joukkojen kanssa kokoustamiseen ja kouluttamiseen 

Adobe Connect 

  • Soveltuu hyvin myös verkkokoulutukseen 
  • Vaatii melko paljon ennakkoperehtymistä

Verkkotapaamisiin muita työkaluja 

Äänestystyökaluja 

Google Forms 

  • Äänestyslomake tehdään etukäteen valmiiksi ja lähetetään linkkinä osallistujille esim. heidän sähköposteihinsa 
  • Maksuton

OpaVote 

  • Ohjelman avulla voi äänestää anonyymisti ja pitää huolta siitä, että äänestämään pääsevät vain valitut henkilöt. Hallinnoija saa ladattua äänestystulokset talteen itselleen.   
  • Ohjelmasta on olemassa ilmainen kokeilu, jolla saa max. 25 äänestäjää ja 10 ehdokasta. 
  • Pienellä kertasummalla saa ostettua lisää äänestysmahdollisuuksia, esim. 10 $ maksamalla saa 125 äänestäjää ja 20 ehdokasta.  
  • Ei kuukausimaksuja, eli voi käyttää vaikka vain yhden kerran ja maksaa tarvittavan summan. 
  • Tietoturvallinen ja helppokäyttöinen työkalu

Äänestyslinkki tekstiviestinä osallistujille: 

https://tekstari.fi/

  • Ei avaus- tai kuukausimaksuja 
  • Maksetaan ainoastaan lähetetyistä viesteistä: 0,09 € / viesti 

Sähköinen allekirjoittaminen 

Signhero 

  • Maksuton 
  • Soveltuu esim. tilinpäätöksen tai pöytäkirjojen allekirjoittamiseen 
  • Allekirjoituslinkki lähetetään sähköpostiin 

Tiedostojen yhteinen työstäminen 

Google Drive 

  • Asiakirjojen jakaminen tai vaikkapa yhdistyksen toimintasuunnitelman yhteinen työstäminen onnistuu kätevästi 
  • Maksuton 

Microsoft Teams 

  • Voit luoda tiimejä, joissa tiedostojen työstämistä voi tehdä yhdessä 
  • Office365-ohjelmat käytössä (esim. MS Word, PowerPoint, Excel) 

Lisävinkki Teamsista

Myös Teams-kokouksessa voi jakaa osallistujia pienryhmiin pienen etukäteisvalmistelun avulla: 

1. Luo Teamsin kalenteriin valmiiksi niin monta rinnakkaista kokouskutsua kuin haluat pienryhmiä olevan sekä ns. pääkokouksen kutsu. 

2. Aluksi kaikki kokouksen osallistujat aloittavat yhteisestä pääkokouksesta. 

3. Kun on aika jakaantua pienryhmiin, ohjeista osallistujat menemään kalenterissa olevaan pienryhmän kokoukseen.  

4. Pääkokouksesta ei tarvitse poistua punaisella luurilla, vaan pääkokous jää pitoon, kun liittyy toiseen kokoukseen. 

5. Kun pienryhmätyöskentely on ohi, voi jälleen palata pidossa olevaan pääkokoukseen painamalla kolmionmuotoista nappia.